情報を集めて提案を頼む

1まだ方法が分からないとき

RFI（Request for Information：情報提供依頼）は、提案を正式に求める前に、使えそうな技術・製品・事例などをベンダーから集める依頼です。ベンダーとは製品やサービスを供給する企業です。

発注者は現行システムの概要、再構築の狙い、対象業務などを示します。ベンダーにはそれに適用可能な技術や動向を尋ねます。自社の目的をベンダーが勝手に決めるための文書ではありません。

2条件を示して具体案を求める

RFP（Request for Proposal：提案依頼書）は、発注者がベンダーへ導入システムの概要、要求事項、提案してほしい内容、予算・納期などの調達条件を示し、提案書の提出を依頼する文書です。

ベンダーが顧客へ作成する提案書、両者で確認する設計書、社内の利用部門から情報システム部門へ出す要求書とは、送り手と目的が違います。曖昧なまま依頼すると各社が別の前提で見積もり、比較が難しくなります。

3似た略語を目的で分ける

EDI（Electronic Data Interchange：電子データ交換）は、企業間で注文などの取引データを標準形式で電子的に交換する仕組みです。KPI（Key Performance Indicator：重要業績評価指標）は目標へ向かう進み具合を測る指標で、例は予約処理時間です。

どちらも提案や情報を依頼する文書名ではありません。

SLA（Service Level Agreement：サービスレベル合意）は、サービス提供者と利用者が稼働率や応答などのサービス水準を合意するものです。要件定義書は実現すべき内容、RFPはその条件で提案を求める文書、と目的を分けます。