仕事を見直してから自動化する

1BPRとBPM：仕事の変え方の違い

業務プロセスは、成果を生むためにつながった一連の仕事です。ワークフローは、申請・承認・実施のような作業の流れを指し、システムで申請を適切な担当者へ回すこともできます。

BPR（Business Process Reengineering：業務プロセスの抜本的再設計）は、従来の部署や習慣も見直して業務を組み直します。BPM（Business Process Management：業務プロセス管理）は、現状を可視化し、実行結果を測り、継続して改善します。

承認を少し速くする改善と、承認の必要性から問い直す改革では変更範囲が異なります。

2問題点は表・グラフと現場の両方から探す

下の表は、架空の申請1件の受付から完了までにかかる時間です。作業の順序は、入力→確認→承認待ち→担当先への移送です。現在は5＋10＋120＋5＝140分かかり、うち120分が承認待ちです。合計だけでなく工程別の時間を見ると、どこに滞留しているかが分かります。

案Aは入力を1分短くするので合計139分、案Bは承認待ちを60分にするので合計80分です。この例では案Bの方が全体の時間を大きく短縮できます。ただし、必要な確認を省いてよいという意味ではありません。待ちが生じる理由や承認条件、改善に必要な費用も調べて実施を判断します。

プロセスマイニングは、案件番号・作業名・時刻などのログ（記録）を使い、実際の業務の流れや滞留を分析する手法です。同じ案件の記録をつないで時刻差を求めれば、聞き取りで描いた理想の流れと、実際の待ちや差戻しの多い流れを比べられます。

表やグラフでは、件数や対象期間、時間の単位も確認します。平均だけで判断せず、差戻し率や特に長く待つ案件も調べます。記録されない紙の作業や、不正確な時刻については、現場の確認など別の調査が必要です。

3マイニングは何を分析するかで区別する

データマイニングはデータから有用な傾向や規則を見つける分析です。テキストマイニングは問合せ文や投稿のような文章を対象にします。プロセスマイニングの対象は業務の実行ログで、処理の流れや待ち時間を把握します。

暗号資産のマイニングは、計算を通じて取引の検証などに参加し報酬を得る仕組みを指す文脈があり、業務の流れの分析とは異なります。「マイニング」という共通部分だけで選ばず、対象と目的を読みます。

4RPAは決まった事務操作を繰り返す

RPA（Robotic Process Automation：ソフトウェアによる定型業務の自動化）は、入力、転記、照合などルールで定められる事務操作を代行します。ホワイトカラーの業務でも、同じ形式の精算データから伝票を作る仕事などに使えます。

経営戦略の重要な判断、顧客ごとの最適化、データから未知の法則を発見する分析は、定型操作の自動化だけでは実現しません。AI（Artificial Intelligence：人工知能）を組み合わせる場合も、判断の根拠や誤りを人が確認する設計が必要です。

5任せる範囲と例外を決める

自動化前に入力形式、計算ルール、承認が必要な金額、処理を止める条件を決めます。画面変更で操作が失敗した場合や、数字が欠けた請求書は、人へ引き継ぐようにします。実行件数・エラー・修正時間まで測って効果を確かめます。

BPO（Business Process Outsourcing：業務プロセスの外部委託）は別会社に業務を任せること、EUC（End User Computing：利用者主体のコンピュータ活用）は利用部門が道具の活用・開発・管理などを主体的に行うこと、FA（Factory Automation：工場の自動化）は製造現場の自動化です。

RPAは身体を持つ産業用ロボットの名称ではありません。