進み具合とリスクに対応する

1期限・費用・品質のつながりを考える

プロジェクトの計画を変えるときは、期限・費用・品質・作業の範囲を一緒に確認します。一つの希望をかなえる変更が、別の条件へ影響するためです。

例えば予約システムを予定より早く公開したいとします。人や設備の追加で短縮できる場合でも、追加費用が必要になります。機能を増やせば作業が増え、要員を減らすと期間短縮が難しくなる場合があります。

進み具合、使った費用、品質、人や設備をレビューして、優先順位と守る条件を確かめます。期限だけを優先してテストを省けば、欠陥を見逃すおそれがあります。追加機能を後の公開に回せるかなども含め、必要な品質を満たす方法を関係者と検討しましょう。

2指標は分母を確認する

進捗率と費用率は、何を何で割る指標かで意味が変わる。予定で50単位完成すべき時点に40単位完成なら、実績量÷予定量は40÷50＝80%。仕事は予定に対して遅れている。

完成40単位に対応する予算が800万円、実際の費用が1000万円なら、実費÷完成分予算は1000÷800＝125%。完成した量に対して費用超過である。単なる総予算消化率や、これと逆向きに割る指標とは異なる。数式を確認してから良し悪しを読む。

3リスクを先に見つける

プロジェクトリスクマネジメントは、将来起こるか不確かな事象が目標に与える影響を扱う。機器の納品遅延、人員不足などを洗い出し、起きやすさと影響を評価して対応と担当者を決め、変化を見直す。既に起きた遅延は現在の課題として対処する。

リスク登録簿には内容、原因、影響、対応、担当などを記録する。リスクをゼロにすることだけが目的ではなく、目標を達成できるよう適切に扱う。

4回避・軽減・受容・転嫁

望ましくないリスクへの回避は原因となる計画を変更しリスクをなくすこと。豪雨が心配な屋外催事を屋内へ変更する例。軽減は確率や影響を小さくすること。予備機を用意する例。受容は理解した上で引き受け、必要なら予備費や発生時の対応を用意すること。

転嫁は保険や契約で影響の負担を他者へ移すこと。事象が起きなくなるわけではなく、管理責任も全て消えるわけではない。費用と効果、残るリスクを比較して選ぶ。